Organisation

 

Angebotserstellung / Auftragsabwicklung

Bei der Angebotserstellung sollten die zuvor bei einem Beratungsgespräch genannten Wünsche des Kunden und die hierfür entsprechend angebotenen Lösungen möglichst detailliert beschrieben werden. Durch eine solche Vorgehensweise lässt sich die Preiskalkulation exakter erstellen und zuordnen. Das hat den großen Vorteil, dass der Preis punktgenau den Anforderungen des Kunden entspricht und dieser beim Vergleich mit Wettbewerbsangeboten die angebotenen Leistungen exakter vergleichen kann. Auch kann man bei Rückfragen oder beim Verkaufsgespräch gezielter auf die einzelnen Angebotsleistungen und somit fundierter auf etwaige Preisverhandlungen eingehen. Kommt es dann zur Einigung bzw. zum Auftrag, lassen sich die im Angebot beschriebenen Positionen oftmals direkt in die Auftragsbestätigung übernehmen, wodurch wiederum wertvolle Arbeitszeit eingespart werden kann.

Einen wichtigen Teilbereich der Auftragsabwicklung stellt die Auftragsterminierung da.

Hierbei ist zu prüfen, ob zu dem vom Kunden gewünschten Liefertermin bzw. Ausführungstermin die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung stehen.
Insbesondere betrifft das die Mitarbeiterkapazitäten, die notwendigen Materialien und natürlich die benötigten Maschinen und Werkzeuge.

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann dem Kunden der entsprechende Termin bestätigt werden.

Eine diesbezügliche Termin- bzw. Auftragsbestätigung sollte möglichst in schriftlicher Form erfolgen, weil durch die exakte Beschreibung des Leistungs- und/oder des Lieferumfanges sowie der Zahlungsmodalitäten, spätere Missverständnisse vermieden werden können.

Eine detaillierte Auftragsbestätigung ermöglicht ebenso, nach erfolgreicher Durchführung des Auftrages, auch eine umgehende Abrechnung bzw. Fakturierung, weil deren Leistungsbeschreibung meist direkt in die Rechnungsstellung übernommen werden kann.

Gerade dieser Aspekt reduziert erheblich den Faturierungsaufwand, denn wenn nach erfolgreicher Auftragsausführung die einzelnen Positionen erst wieder mühsam und zeitaufwändig recherchiert werden müssen, verzögert sich oftmals aus Zeitnot die Abrechnung. Dieser Zustand führt nicht selten zu Liquidationsengpässen, so dass Lieferantenrechnungen zum Teil nicht beglichen werden können, was wiederum zu Mahnverfahren des Lieferanten und teilweise auch zu Liefersperren führt. Abgesehen von dem Ärger den man sich dadurch einhandeln kann, nimmt die Klärung dieser Angelegenheiten unter Umständen auch viel Zeit in Anspruch.

Durch den Einsatz entsprechender betriebswirtschaftlicher Software, die für unterschiedliche Branchen am Markt angeboten wird, lassen sich viele solcher organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben automatisieren.

Sowohl bei der Planung, Einführung und Anwendung einer entsprechenden Software als auch bei der Organisation bzw. Reorganisation Ihrer betriebswirtschaftlichen Prozesse unterstütze ich Sie gerne mit meinen organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Kenntnissen.